O nome dessa ferramenta junta as primeiras letras (em inglês) das diretrizes usadas no processo. Com isso, ela estimulará você a responder questionamentos importantes que trarão boas soluções.
Iremos dividir cada uma em um tópico e conhecer mais a fundo parte por parte, saber o que significa e como funciona.
Por que usar o 5W2H?
Alguns especialistas ainda sugerem variações para a sigla, que podem servir para outras realidade: 5W1H (sem o H de “how much”) e 5W3H (inclui um terceiro H para se referir ao “how many”, ou seja, quantos). Todas as alternativas são válidas e seus usos vão depender da situação, e a pessoa responsável deve decidir qual das técnicas melhor se encaixa para sua necessidade.
A técnica do 5H2W é muito usada dentro de ambientes corporativos ao servir como um checklist para garantir que as tarefas traçadas sejam feitas da maneira correta, mas também pode ser usada por alunos. Abaixo vemos de forma resumida cada item.
Vamos entender melhor cada item separadamente:
What: o que será feito?
O primeiro passo é identificar o problema ou a questão que deve ser resolvida. Vamos usar de exemplo um cenário que assusta muitos alunos do EAD: a entrega da monografia. Nesse caso, o estudante precisa decidir fatores básicos antes de prosseguir com o seu trabalho de conclusão de curso. Qual será o tema abordado? Qual será a metodologia usada?
Why: Por que será feito?
Essa parte é muito usada nas empresas, em especial na hora de priorizar um projeto. Os gestores precisam entender a função daquela proposta e quais serão os retornos que ela trará para a companhia: lucro, awareness, maior produtividade e agilidade na entrega, etc.
Where: onde será feito?
Também é uma pergunta mais voltada para o ambiente corporativo, que mapeia as áreas envolvidas no projeto. Assim, fica mais fácil localizar possíveis fontes de problema e já se adiantar a elas.
When: quando será feito?
Todo projeto deve ter um prazo – se não, ele vira apenas uma aspiração; o velho clichê “objetivos sem metas são apenas sonhos” se aplica perfeitamente a essa situação. Uma boa dica para se organizar e não perder nenhum prazo é pensar de trás para frente, começando pela data final de entrega.
Who: por quem será feito?
Essa etapa do 5W2H visa entender quem são os indivíduos responsáveis pelas etapas. No caso da monografia, pode-se pensar que apenas o estudante deve ser listado, mas não é bem por aí. Alguns trabalhos são extremamente beneficiados se tiverem entrevistas com especialistas e os nomes devem ser listados.
How: como será feito?
O que é necessário para esse projeto ser feito, quais são as etapas que precisam ser cumpridas para que o objetivo final seja alcançado? Para melhorar a visualização geral, é uma boa ligar com o “Quem” e o “Quando”, ou seja, atribuir um responsável e um prazo para cada tarefa.
How much: quanto custa fazer?
Essa pergunta não se aplica a todos os projetos, mas mesmo assim é bom tê-la em mente. Qualquer imprevisto que resulte em gastos financeiros deve ser pensado, nem que seja em uma coluna separada.
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